| PT KAI Ingin Sukses Implementasikan Paperless
Office |
"PT KAI
pernah mengimplementasikan Lotus Notes, namun tidak berhasil karena pada waktu
itu komputer masih sedikit (yang dimiliki Perumka, red.) dan hanya
pejabat tertentu yang mendapat komputer dan login ke Lotus Notes"
demikian VP IT Operation PT Kereta Api Indonesia (KAI) Adrizon
menyampaikan kisah beberapa tahun yang lalu. Tentu catatan kegagalan
tersebut tidak ingin diulangi lagi oleh KAI, sehingga studi banding kali ini
Adrizon berharap keberhasilan Telkom dalam implementasi Paperless Office
menular ke KAI.
Dipimpin oleh
Adrizon, lima belas orang dari KAI sangat antusias mendengarkan
step-by-step paparan perjalanan Telkom selama 23 tahun
mengimplementasikan Office Automation (Paperless Office/Surat
Dinas online). Para tamu dari KAI ini diterima oleh OSM IS SSO
ISC Lukman Hakim pada Rabu pagi 26 September 2012 di
Ruang Rapat Bersama lantai 3 GKP Telkom Japati Bandung. Lukman
Hakim didampingi juga oleh AVP Legal Counselor Junian Sidharta,
Mgr. Enterprise Service Area 5 Sri Lestari Ninik Isdiati,
Mgr. Collaboration Application Operation ISC Kartitah Yulianti
dan senior officer Yuniardi Agung Prabowo.
Setelah kata
sambutan dari kedua pihak, Kartitah Yulianti dalam
presentasinya menceritakan perjalanan Telkom sejak tahun 1990 menerapkan
Office Automation (OA). Mengingat geografis Telkom tersebar dari Sabang
sampai Merauke, Telkom memerlukan tool yang cepat, efisien dan efektif
terkait dengan surat-surat dinas. Fase 1
adalah Office Automation pada tahun 1990-1997, berbasis
mainframe. Fase 2 mulai
menggunakan Lotus Domino 4.6, disebut Internet Ready Office Automation
pada tahun 1998-2000. Pada Fase 3
dilakukan upgrade ke Lotus Domino 5.0, tahun 2001-2004. Tahun
2005-2009 yaitu Fase 4, merupakan
Single Window to Compay Information, berbasis Lotus Domino 6.5.
Terakhir, Fase 5 sejak tahun 2010
sampai sekarang, menggunakan Lotus Domino 8.0, disebut Single Window to
Corporate Knowledge.
Ketika
penggunaan mobile gadget makin marak, lite version dari Surat
Dinas online diluncurkan pada tahun 2011. Versi ini cukup disukai
pejabat tinggi di Telkom yang mobilitasnya cukup tinggi. Walaupun perjalanan OA
ini telah dimulai sejak tahun 1990, ternyata Dirut Telkom baru menetapkan
penggunaannya secara nasional pada tanggal 6 Desember 2004.
Kartitah Yulianti memberikan kunci sukses implementasi OA, yaitu top management commitment; kemudahan
dan keluasan akses; fungsi tumbuh evolutif secara natural, logis dan konsisten;
fokus pada change management; dan sistem handal sejak awal.
Di sela-sela
paparan dari Kartitah Yulianti, salah seorang tuan rumah berinisiatif
menunjukkan aplikasi Surat Dinas online ini, baik melalui
komputer/laptop maupun smartphone. Sebagian rombongan KAI yang
masih berusia muda, bergantian melihat Surat Dinas online melalui
mobile gadget. Terlihat bahwa KAI sangat menginginkan implementasi
Surat Dinas online ini. Bahkan kalau bisa dua-duanya sekaligus,
full version (computer) maupun lite version
(mobile gadget). Apalagi Surat Dinas online ini memenuhi
harapan KAI akan kecepatan, efektivitas dan efisiensi waktu dan biaya (ATK: Alat
Tulis Kantor).
Telkom tentu
menyambut baik sinergi antar BUMN ini dan akan ditindaklanjuti dalam negosiasi
bisnis antara kedua pihak. Ketika waktu istirahat siang tiba, studi banding PT
KAI ke Telkom ini ditutup dengan pertukaran cendera mata Telkom dan KAI.
0 komentar